O planejamento do projeto, foi realizado pela equipe INOVA no período de 02 a 06 de março de 2020, sendo submetido e aprovado ao presidente da Comissão o sr Cel QOBM/Comb Joston chefe do DERHU, em 09 de março de 2020, contendo os seguintes aspectos:
Premissas
- Busca da Análise Qualitativa;
- Padronização de Ações;
- Publicidade;
- Eficiência;
- Economicidade;
- Racionalização do Fluxo Documental;
- Legalidade;
- Segurança Procedimental e de Informação;
- Dar ao solicitante transparência processual ;
- Desburocratização*.
Objetivo Geral
Otimização e melhoria dos processos administrativos com foco na racionalização de recursos humanos.
Objetivos Específicos
- Implementação do software Singular para utilização na totalidade dos processos administrativos;
- Integrar dados de informações diversos, oriundos dos processos que envolvam recursos humanos;
- Aperfeiçoar a gestão da informação, propiciando a gestão do conhecimento;
- Facilitar a interação dos usuários aos processos oriundos de recursos humanos;
- Propiciar e priorizar que a inserção de dados nos sistemas de recursos humanos seja realizada pelo requerente;
- Análise qualitativa visando a redução de inserção de dados pela administração;
- Reduzir o tempo de resposta, os erros e as redundâncias processuais;
- Propiciar e priorizar a redução do tempo de execução de cada tarefa nos processos administrativos;
- Tramitação única de processos semelhantes( ativos e inativos).
- Produção de relatórios gerenciais.
Matriz Swot(FOFA)
| Matriz Swot(FOFA): | |||
|---|---|---|---|
| FORÇAS: | OPORTUNIDADES: | FRAQUEZAS: | AMEAÇAS: |
| - Habilidades individuais; | - Software inovador | - Somente um DBA (TI); | - Mudança de chefia; |
| - Necessidade de melhoria e inovação; | - Empenhar força na atividade fim; | - Legislação; | - Desânimo; |
| - Experiência e capital intelectual; | - Diminuir fluxo de processos com segurança; | - Interação com o SEI; | - Resistência dos usuários, militar que não quer sair do local; |
| - Patrocínio do Comando; | - Empresa em ascensão; | - Desconhecimento (inabilidade) com o Software; | - Gestão do SEI não aceita o uso (webservice); |
| - Celeridade e padronização dos processos; | - Licença de software ilimitada; | - O software (singular) não é customizável; | - Resistência da Chefia (superior) a mudanças no processo; |
| - BD Corporativo; | - Aumentar a visibilidade da corporação; | - Falta de envolvimento da TI. | - Sistema inovador (singular) a ferramenta ainda não foi utilizada por tantos usuários ao mesmo tempo. |
| - Processos já mapeados; | - Inativos, pensionistas e dependentes com acesso ao SEI; | ||
| - Disponibilidade do sistema na internet. | - Obtenção de dados em tempo real; | ||
| - Padronização de procedimentos; | |||
| - Protocolo eletrônico; | |||
| - Geração de insumo para a utilização de IA; | |||
| - Compatibilizar e atualizar a legislação; | |||
| - Disponibilizar mais serviços aos usuários; | |||
| - Verificar e corrigir falhas processuais. | |||
Plano de Ação
- Interação com a Equipe;
- Capacitação da equipe para uso do sistema;
- Mapear, padronizar e documentar os procedimentos e configurações do sistema;
- Criar biblioteca de integração dos formulários (WiKI)
- Estabelecer cronograma, fechando o escopo inicial na criação dos formulários do DERHU;
- Captar Recursos Humanos de TI (estagiários ou militares);
- Propor melhorias na legislação;
- Monitorar o funcionamento da integração com o SEI e prever possíveis problemas;
- Prever a renovação contratual do Singular;
- Realizar Workshop com os atores do processo;
- Publicar de entregas periódicas;
- Criar de suporte de usuário (whatsapp);
- Valorizar o trabalho da comissão;
- Criar plano de comunicação junto ao CECOM;